Werkstudent:in - Administrative Specialist - (m/w/d)

Werkstudent:in - Administrative Specialist - (m/w/d)

Werkstudent - Administrative Specialist (m/w/d)

Über Care Forward

Care Forward ist eine Bildungseinrichtung, die das deutsche Gesundheitssystem stärkt und Chancen für Mitarbeiter im Gesundheitswesen schaffen will. Wir haben uns zum Ziel gesetzt, inländische und ausländische Arbeitskräfte im Gesundheitswesen zu qualifizieren, weiterzubilden, auf den Arbeitsmarkt vorzubereiten und in den deutschen Arbeitsmarkt zu integrieren. Wir glauben an eine Zukunft im Gesundheitswesen, in der Menschen sich selbst verwirklichen und ihre Potenziale entfalten können. Durch den Einsatz modernster Technologien und der Zusammenarbeit mit diversen öffentlichen Einrichtungen schafft es Care Forward individuelle und skalierbare Angebote anzubieten, die sowohl neue Talente für Gesundheitsberufe anziehen als auch Fachkräfte im Gesundheitswesen befähigen, ihre Karriere erfolgreich voranzutreiben.

Wir sind ein leidenschaftliches Team, das weiß was es tut. Wir arbeiten sehr kollegial, scheuen uns aber auch nicht davor, Projekte selbst in die Hand zu nehmen und Verantwortung für die Ergebnisse zu übernehmen. Wir sind ein sehr internationales und vielfältiges Team, das abweichende Meinungen zu schätzen weiß und Wert darauf legt, direktes und konstruktives Feedback zu geben. Wir arbeiten gerne schnell und testen Ideen. Wir wissen, dass es Hindernisse geben wird, aber wir sind zuversichtlich, dass wir sie überwinden können. Komm zu uns, wenn du an der Schnittstelle von Bildung und Medizin etwas Sinnvolles machen willst.

Deine Rolle

Als Werkstudent - Administrative Specialist (m/w/d) arbeitest du daran, den reibungslosen Ablauf in der Bearbeitung aller Dokumente für unsere Kunden und Kandidat:innen sicherzustellen. Das Team von CF arbeitet mit verschiedenen externen Partnern und Stakeholdern zusammen, um Kandidat:innen bei ihrem Weg zur Anerkennung als Pflegefachkraft in Deutschland zu unterstützen. Dabei unterstützt CF die gesamten Schritte - von der Beantragung des erforderlichen Bildungsgutscheins bei der Agentur für Arbeit über das Onboarding bis hin zum Offboarding nach erfolgreichem Kursabschluss. Du fungierst als Schnittstelle zwischen CF, Kandidat:innen und Arbeitgebern sowie externen Partnern. Du übernimmst Büro- und Verwaltungsaufgaben für unsere Kunden und bist verantwortlich für die Bearbeitung der eingehenden Papiere und Dokumente, die Qualitätskontrolle, die Aktualisierung der Unterlagen und die Beschaffung weiterer Informationen. Detail-Genauigkeit und Organisation sind in dieser Rolle unerlässlich, so dass Dokumente und Kundendaten schnell und einfach zur Verfügung stehen.

Deine spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

• Externe Kommunikation mit unseren Bewerbern und Kunden verwalten, dazu gehören Telefonate, E-Mails und Anfragen.
• In Zusammenarbeit mit dem Finanzteam die Abstimmung für Rechnungsstellung, Zahlungen und potenzielle finanzielle Berichterstattung übernehmen.
• Gemeinsam mit dem Team die vorgesehenen Willkommenspakete für alle unsere Studenten vorbereiten und sicherstellen, dass sie rechtzeitig versandt werden.
• Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post
• Ablage und Organisation von Unterlagen
• Scannen von Dateien und Hochladen digitaler Kopien in die Datenbank
• Pflege und Organisation der digitalen und gedruckten Ablagesysteme
• Abrufen von Dokumenten und Papieren auf Anfrage
• Aktualisierung der Kandidat:innen- und Arbeitgeberunterlagen und Nachverfolgung der gesammelten Dokumente während des Prozesses
• Qualitätskontrolle und Überprüfung von Kandidat:innendokumenten
• Bearbeitung und Einreichung der Kandidat:innen- und Arbeitgeberunterlagen bei den Behörden
• Kommunikation mit deutschen Behörden, v.a. der Agentur für Arbeit
• Verstehen und Recherchieren der neuesten Politiken und Richtlinien der Behörde in den verschiedenen Bundesländern
• Beitrag zur Teamarbeit durch die Erzielung der entsprechenden Ergebnisse nach Bedarf.

Das solltest Du mitbringen, um erfolgreich zu sein:

• Du verfügst über ausgezeichnete administrative und organisatorische Fähigkeiten
• Du hast eine große Aufmerksamkeit für Details
• Du arbeitest mit einem hohen Genauigkeitsstandard
• Du bist aufgabenorientiert
• Du lernst schnell, bist anpassungsfähig und flexibel
• Du bist technisch versiert
• Du bist proaktiv und ein Problemlöser
• Du kommunizierst klar und effizient
• Du bist ein energiegeladener Profi, dem es nichts ausmacht, mehrere Hüte zu tragen
• Du hast Erfahrung im Umgang mit einer breiten Palette von Verwaltungs- und Koordinationssaufgaben
• Du bist in der Lage, mit wenig oder gar keiner Aufsicht unabhängig zu arbeiten
• Du hast Spaß an den administrativen Herausforderungen, die die Unterstützung eines Büros mit vielen verschiedenen Menschen mit sich bringt.

Zusätzlich bringst Du mit

• Erfahrung als Bürokaufmann/-frau, Sachbearbeiter/-in, Personalsachbearbeiter/-in oder in einer ähnlichen Funktion wäre ein großer Vorteil
• Du sprichst fließend Deutsch und Englisch - und Spanisch wäre ein Plus
• Gute MS-Office und Google Workspace-Kenntnisse, insbesondere Excel, setzen wir voraus.

Das bieten wir Dir

• Du arbeitest in einem internationalen, schnell wachsenden, spannenden Social Business mit erfahrenen, hochmotivierten und netten Kolleg*innen zusammen
• Du darfst dich gleichzeitig mit Bildung, Gesundheit und Digitalisierung beschäftigen
• Start ab sofort
• Eine faire Vergütung und diverse „Benefits“ wie regelmäßige Teamevents, Lunch Meetings, Mitarbeiterrabatte auf z.B. Urban Sports Club und Co.
• Ein schönes Office in Berlin, Kreuzberg und gesunde Snacks.

Falls Du aus Deiner Sicht nicht jede Anforderung erfüllst, aber denkst, Du bist ein guter Fit zu Care Forward, freuen wir uns trotzdem von Dir zu hören!