Teamassistenz (gn) Teilzeit

So sieht Dein Arbeitsalltag aus

• Organisation, Koordination und administrative Betreuung der Sitzungen des Committee at Large (CAL) und des Executive Committee (ExCom), einschließlich Vorbereitung der Tagesordnungen, Protokollführung sowie Nachverfolgung von Beschlüssen und Action Items
• Planung, Durchführung und Unterstützung von Präsenz-, Hybrid- und virtuellen Sitzungen sowie Mitwirkung bei Vor-Ort-Terminen und gelegentlichen Dienstreisen
• Pflege und Verwaltung der offiziellen Dokumentation, Governance-Unterlagen, Mitgliederverzeichnisse, Archive sowie der internen und externen Kommunikation einschließlich Website, E-Mail-Postfach und Veröffentlichungen
• Koordination der Zusammenarbeit zwischen Executive Committee, Working Groups, Mitgliedsorganisationen und Gastgebern zukünftiger SpaceOps-Konferenzen sowie Unterstützung bei der Planung und Organisation der Konferenzen
• Administrative Unterstützung, Koordination von Wahlen, Nominierungen und weiteren organisatorischen Prozessen sowie Überwachung relevanter Fristen
• Erstellung, Koordination und Veröffentlichung offizieller Berichte, Newsletter und weiterer Kommunikationsmaterialien einschließlich Einholung und Abstimmung der erforderlichen Beiträge
• Allgemeine organisatorische Unterstützung, einschließlich Onboarding neuer Mitglieder, Sicherstellung der Kontinuität zwischen Amtsperioden, Unterstützung bei Budget- und Finanzthemen sowie Organisation der Award-Verleihungen

Was Dich für den Job auszeichnet

• Abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor oder vergleichbar) in den Bereichen Verwaltungswissenschaften, Betriebswirtschaft, Projektmanagement, Kommunikation oder einer vergleichbaren Fachrichtung; alternativ eine einschlägige Berufsausbildung mit mehrjähriger relevanter Berufserfahrung.
• Mehrjährige Erfahrung im Assistenz-, Office- oder Gremienmanagement sowie in der Organisation und Koordination von Sitzungen, Veranstaltungen oder internationalen Projekten
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise mit hoher Service- und Lösungsorientierung
• Sehr gute Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit sowie sicheres und professionelles Auftreten im internationalen Umfeld; sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Erfahrung im Umgang mit digitalen Kollaborations- und Konferenztools sowie sehr gute Kenntnisse der gängigen Microsoft-365-Anwendungen; idealerweise Erfahrung in der Pflege von Webseiten oder Content-Management-Systemen
• Hohe Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Sorgfalt im Umgang mit vertraulichen Informationen sowie ein ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein

Das sind Deine Vorteile

• Unbefristete Festanstellung mit Übernahmeoption im Partnerunternehmen
• Vergütung GVP-Tarifvertrag mit Option auf übertarifliche Zulagen, Urlaubs-/ Weihnachtsgeld, betriebliche Altersvorsorge
• Prämienzahlung "Mitarbeiter werben Mitarbeiter" bis zu 400 €
• Urlaubsanträge/Zeitnachweise via App, Mitarbeiterrabatte für Online-Shops

Bist Du neugierig geworden?

Rainer Gellner
Personalmanager
Tel: 0151 12 25 96 02

PAMEC PAPP GmbH
Bürgermeister-Wegele-Str. 6 
86167 Augsburg

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