Team Assistenz (m/w/d)

In Deutschland gibt es mehr als eine Millionen Handwerksbetriebe, die im Papierkram unter­gehen. Die meisten dieser Betriebe arbeiten ohne Software oder mit stark veralteten Soft­wa­re Lösungen. Wir haben von Investoren mehr als €25 Mio. Kapital eingesammelt, um das Leben dieser Handwerksbetriebe nachhaltig zu verbessern. Von Berlin aus entwickeln wir eine moderne Software, die die Büroarbeit dieser Betriebe massiv vereinfacht und ihnen wert­volle Zeit spart.

Als Team Assistenz (m/w/d) leistest du einen wichtigen Beitrag für eine angenehme Arbeits­atmosphäre in unserem Office und bist erster Ansprechpartner, wenn es um alle Belange rund um unser Büro geht. In dieser Position arbeitest du eng mit HR zusammen und unterstützt unser C-Level bei organisatorischen Aufgaben.

Deine Aufgaben

• Du bist Dreh- und Angelpunkt für alle organisatorischen Aufgaben bei ToolTime und kümmerst dich um einen reibungslosen Ablauf im ToolTime Office
• Als erste Anlaufstelle im Office empfängst du unsere Besucher mit einem Lächeln
• Du sorgst dafür, dass es unseren Mitarbeiter im Büro an nichts fehlt und bist für die Steuerung von externen Dienstleistern und Kommunikation mit der Hausverwaltung verantwortlich
• Du stellst sicher, dass unser Büro und unsere Meetingräume jederzeit einen exzellenten Eindruck machen und übernimmst die Bestellung und Verwaltung aller notwendigen Büromaterialien
• Zu deinen administrativen Aufgaben gehören die vorbereitende Buchhaltung und die Unterstützung des HR Teams beim Onboarding neuer Mitarbeiter
• Unserem C-Level hältst du bei allen organisatorischen Aufgaben den Rücken frei und übernimmst Reisebuchungen, Kalenderpflege und die Organisation großer Meetings
• Du planst Meetings, Team-Events und unterstützt bei der Organisation und Durchführung von externen Veranstaltungen, Messen und vielem mehr

Anforderungen

• Du hast min. 2 Jahre Berufserfahrung im Bereich Office Management, Hotellerie oder ähnlichem
• Idealerweise hast du bereits in einem sich schnell verändernden Unternehmensumfeld, Startup oder in einer Agentur gearbeitet
• Du bist ein Organisationstalent mit Durchsetzungsstärke, behältst stets den Überblick und einen kühlen Kopf wenn es mal trubelig wird
• Du bist sicher im Umgang mit G Suite und MS Office
• Mit deiner positiven Einstellung und Hands on Mentalität jonglierst du gekonnt alle The­men und verlierst das Ziel dabei nie aus den Augen
• Du weißt, worauf es beim professionellen Umgang mit Kollegen, Dienstleistern, Partnern und Gästen ankommt und gehst diskret mit sensiblen Inhalten und Informationen um
• Du zeigst ein hohes Maß an Eigeninitiative und bist ein überzeugter Teamplayer, auf den sich deine Kollegen jederzeit verlassen können
• Du kommunizierst (in Wort und Schrift) fließend auf Englisch

Was wir bieten

• Ein hochmotiviertes, internationales und vor allem wachsendes Team
• Eine offene Feedbackkultur und einen starken Fokus auf Deine persönliche Entwicklung
• Freiheit und eigenverantwortliches Arbeiten – übernimm Verantwortung vom ersten Tag an
• Die einzigartige Gelegenheit die zukünftige Ausrichtung eines neuen, schnell wachsenden Startups zu beeinflussen

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