Sachbearbeiter:in Administration (m/w/d) 50-80%

Sachbearbeiter:in Administration (m/w/d) 50-80%

Die unisite ag ist ein Dienstleister im Bereich Employer Branding & Talent Management. Wir beraten Kunden aus den Bereichen Chemie, Pharma, Biotech, Medical Device & Life Sciences.

Wir suchen Verstärkung für unser aussergewöhnliches Startup-Team. Als Profis mit Herz, Hirn und Hand entwickeln wir Consulting und Outsourcing Lösungen entlang der Talent Management Supply Chain für die individuellen Herausforderungen unserer Life Sciences Kunden. Wenn Du Dich selbst als neugierig und lernbereit bezeichnest, auch in stressigen Situationen nicht den Humor verlierst und die Bereitschaft mitbringst, Deine Ideen aktiv mit einzubringen sollten wir uns kennenlernen!

Wir suchen Dich zum nächstmöglichen Zeitpunkt als

Sachbearbeiter:in Administration (m/w/d) 50-80%

Standort: Basel, BS

Aufgaben

Du bist unsere Schnittstelle zu externen Stakeholdern wie IT-Support, Kreditoren, Behörden, Treuhänder, Rechtsanwälte. In den Bereichen Finanzen & Controlling, HR & Payrolling, Legal sowie Organisation & Administration kannst Du Deine Fähigkeiten unter Beweis stellen.

Deine Mission:

• Optimierung der Prozesse und Strukturen unter betriebswirtschaftlichen Aspekten sowie Leitung von Organisations- und Veränderungsprojekten
• Verantwortung für die Datenbeschaffung und -aufbereitung im Bereich Finance sowie Weiterleitung an den externen Treuhänder
• Verantwortung für die Erstellung von Kundenrechnungen inkl. Beschaffung von dazu relevanten Daten
• Verantwortung für die Datenbeschaffung und -aufbereitung im Bereich Payrolling sowie Weiterleitung an den externen Treuhänder
• Bewirtschaftung und Optimierung der Versicherungen (Personenversicherungen, Haftpflicht-, Sachversicherung, etc.) sowie Pensionskasse in Kollaboration mit dem externen Treuhänder
• Erstellung von Arbeitsverträgen (Monatslöhner, Std.-Löhner, unechte Arbeit auf Abruf, etc.), Bonusregelungen, Lohnerhöhungen, Freisetzungen inkl. Aufhebungsvereinbarungen
• Mitarbeit bei der Erstellung von Kundenverträgen (z.B. RPO- & Mandatsverträge), Geheimhaltungsvereinbarungen, Darlehensverträge, Zusammenarbeitsverträgen, Kaufverträgen, etc.
• Sicherstellung Corporate Filing (Dauerakten), Aktualisierung der Verträge, Erstellung von GV-Protokollen und Führung von Aktienbüchern
• Diverse administrative Aufgaben wie Bestellung IT-Material, Bewirtschaftung Software-Lizenzen, Monitoring, Zeit- & Absenzenmanagement internes Personal, Erstellen von Statistiken, einfache Änderungen Handelsregister sowie weitere administrative Aufgaben
• Organisation von Mitarbeiterevents

Qualifikation

• Kaufmännische Grundausbildung mit erfolgreich abgeschlossener Weiterbildung, bevorzugt im Bereich HR oder Finanz- & Rechnungswesen
• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich, vorzugsweise im internationalen Umfeld
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit ERP-Systemen, Buchhaltungssysteme sowie MS-Office
• Gute Kenntnisse im Umgang mit den übrigen gängigen IT-Anwendungen
• Deutsch als Muttersprache sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Diskrete und loyale Persönlichkeit mit einem professionellen und repräsentativen Auftreten
• Flexibilität, Belastbarkeit, Kommunikationsfähigkeit und Offenheit gegenüber Neuem zählen zu Deinen Stärken

Benefits

Unsere Hierarchien sind flach, die Kommunikation ist immer klar und direkt per „Du“. Deine Arbeitszeiten und Arbeitsort kannst Du weitestgehend selbst bestimmen. Wichtig ist uns, dass die Arbeit qualitativ sauber und innert nützlicher Frist erledigt wird. Nutze die Chance, von grossem Gestaltungsspielraum zu profitieren und Deine eigenen Ideen einzubringen. Wenn Du dann noch Lust auf aussergewöhnliche Team-Events hast und für einige Überraschungen bereit bist, sollten wir uns kennenlernen!

Wir sind keine Krawattenträger und dennoch hochgradig professionell. Darum erzielen wir aussergewöhnliche Ergebnisse und wachsen kontinuierlich. Wenn Du unsere Werte teilst und das „gewisse Etwas“ mitbringst, freuen wir uns auf Deine Bewerbung. Bei Fragen stehen wir Dir gerne zur Verfügung.