Sachbearbeiter Dokumentenmanagement Technik m/w/d

Über Ingserv:

Ingserv verfügt als international agierendes Ingenieurdienstleistungsunternehmen über langjährige Expertise bei der Unterstützung erfolgreicher Technologie- und Handelsunternehmen bei Projektbearbeitung und Beratung zu operativen und strategischen Aufgabenstellungen.

Sachbearbeiter Dokumentenmanagement Technik m/w/d

Einsatzort:Kassel, Hessen

Art(en) der Anstellung:Vollzeit

In dieser Position sichern Sie die Verfügbarkeit und Qualität aller technischen und kaufmännischen Dokumente. Ziel ist es, Informationen effizient zu organisieren, digital aufzubereiten und zielgerichtet an interne und externe Stakeholder zu verteilen, um reibungslose Arbeitsabläufe, schnelle Entscheidungsprozesse und eine hohe Informationsqualität zu gewährleisten.

Die Stelle bildet eine zentrale Schnittstelle zwischen Fachabteilungen, Kunden und Lieferanten, unterstützt durch fundierte technische Auskünfte und sorgt dafür, dass aktuelles Wissen jederzeit zugänglich und nutzbar ist.

Diese Herausforderungen übernehmen Sie:

• Verantwortung für ein strukturiertes, revisionssicheres Dokumentenmanagement technischer und kaufmännischer Unterlagen inkl. Klassifizierung, Versionierung und Verfügbarkeit
• Steuerung und kontinuierliche Optimierung digitaler Dokumenten- und Informationsflüsse sowie Pflege und Weiterentwicklung bestehender Ablagesysteme
• Koordination und Durchführung der Digitalisierung von Dokumenten inkl. zielgerichteter Verteilung an relevante interne und externe Stakeholder
• Sicherstellung der Aktualität und Konsistenz von Verteilerstrukturen sowie effiziente Steuerung von Informationsprozessen
• Eigenverantwortliche Beschaffung technischer Unterlagen (z. B. Zeichnungen, Normen, Fachliteratur) bei Kunden, Lieferanten und externen Partnern
• Nachverfolgung, Bewertung und zeitnahe Integration von Änderungen in bestehende Dokumentationssysteme
• Schnittstellenfunktion zwischen internen Fachbereichen und externen Informationsquellen
• Durchführung von zielgerichteten Recherchen zu technischen Inhalten sowie strukturierte Aufbereitung komplexer Informationen
• Bereitstellung von fundierten technischen Auskünften und Unterstützung interner Stakeholder im Rahmen des Wissensmanagements

Unsere Erwartungen an Sie:

• Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung
• Erfahrung im Dokumentenmanagement sowie im Umgang mit technischen und kaufmännischen Unterlagen
• Sicherer Umgang mit digitalen Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) und MS Office
• Gute Kenntnisse im Umgang mit technischen Zeichnungen, Normen und Regelwerken
• Strukturierte, selbstständige und prozessorientierte Arbeitsweise
• Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeit sowie Schnittstellenkompetenz
• Fähigkeit, komplexe Informationen schnell zu erfassen und verständlich aufzubereiten
• Hohes Maß an Zuverlässigkeit, Sorgfalt und Verantwortungsbewusstsein
• fließende Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse

Sie verfügen über starke Kommunikations- und Teamfähigkeiten, arbeiten strukturiert und organisiert und zeigen Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Daten. Ihre Service- und Kundenorientierung sorgt für reibungslose Zusammenarbeit mit internen und externen Schnittstellen. Sie sind flexibel, proaktiv und in der Lage, komplexe Informationen schnell zu erfassen und verständlich aufzubereiten.

Ihre Perspektive für die Zukunft:

• Abwechslungsreiche, verantwortungsvolle und herausfordernde Aufgaben
• Unbefristete Anstellung, leistungsgerechte und durch Tarife abgesicherte Vergütung
• Flexible Arbeitszeiten, Überstundenausgleich und überdurchschnittliche Sozialleistungen
• Unterstützung bei Ihrer beruflichen Weiterentwicklung
• Direkte und effektive Kommunikation

Kontaktdaten:

bewerbung@ingserv.de

Ansprechpartner: Dipl.-Ing. Annette Werner