Projektassistent

Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung

• Eigenständige Projektsachbearbeitung und operative Betreuung definierter Projektvorgänge über den gesamten Bearbeitungsprozess hinweg
• Bearbeitung anspruchsvoller nationaler und internationaler Projektaufträge in enger Abstimmung mit den jeweiligen Projektverantwortlichen
• Administrative und organisatorische Unterstützung innerhalb komplexer Projekte, unter anderem bei der Prüfung und Koordination von Warenbewegungen sowie Warenein- und -ausgängen
• Enge bereichsübergreifende Zusammenarbeit mit kaufmännischen und technischen Projektteams zur Sicherstellung reibungsloser Projektabläufe
• Unterstützung der Projektverantwortlichen bei der Erstellung, Zusammenstellung und Vollständigkeitsprüfung von Projektunterlagen und Dokumentationen
• Zentrale Ansprechperson für interne und externe Schnittstellen innerhalb des definierten Aufgaben- und Verantwortungsbereichs
• Erfassung, Aktualisierung und Pflege relevanter Projektdaten in SAP sowie Überführung und Abstimmung der Daten im MS-Project-Projektplan
• Analyse, Auswertung und strukturierte Aufbereitung von Projektinformationen und -dokumenten als Grundlage für weiterführende Bewertungen und Analysen
• Erstellung regelmäßiger Projekt- und Statusberichte sowie Unterstützung bei der Ausarbeitung vertiefender Reports und Entscheidungsgrundlagen
• Prüfung von Eingangsrechnungen auf Plausibilität, Vollständigkeit und formale Richtigkeit im projektbezogenen Kontext
• Zusammenstellung zahlungsbegründender Unterlagen einschließlich der erforderlichen Nachweise und projektbezogenen Dokumentationen
• Vorbereitung und Unterstützung bei vor- und nachkalkulatorischen internen Preisprüfungen sowie Bereitstellung der hierfür erforderlichen Daten und Unterlagen
• Mitwirkung bei der Organisation und Koordination nationaler und internationaler Transporte und Ausfuhren unter Berücksichtigung der relevanten gesetzlichen und zollrechtlichen Vorgaben, insbesondere KWKG, AWG sowie kanadischer Zollformalitäten

Fachliche Anforderungen

• Erfolgreich abgeschlossene mindestens dreijährige kaufmännische oder technische Berufsausbildung bzw. eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in der Projektsachbearbeitung, Projektadministration oder Projektkoordination beziehungsweise in einem vergleichbaren projektbezogenen Tätigkeitsumfeld
• Ausgeprägtes kaufmännisches Verständnis sowie ein sicherer Umgang mit projektbezogenen und wirtschaftlichen Zusammenhängen
• Gute und praxiserprobte SAP-Kenntnisse für die Erfassung, Pflege und Auswertung projektbezogener Daten
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel und MS Project, für Auswertungen, Projektplanung, Dokumentation und Reporting
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift für die Zusammenarbeit im internationalen Projektumfeld; Französischkenntnisse sind von Vorteil