Office & Workplace Coordinator (gn)

Für ein weltweit tätiges Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen suchen wir einen Office und Workplace Coordinator.

Als Office und Workplace Coordinator (gn) sind Sie ein zentraler Bestandteil des Workplace- und Office-Operations-Teams und das erste Gesicht für Kunden und Mitarbeitende vor Ort. Sie stellen einen reibungslosen Ablauf von Meetings, Events und Raumbuchungen sicher und sorgen für eine serviceorientierte, professionelle und einladende Arbeitsumgebung.

Arbeitgeberleistungen / Unternehmensangebot

Bei uns erhalten Sie eine fest kalkulierbare Entlohnung gemäß BAP/DGB-Tarifvertrag.Die sich darüber hinaus ergebenden Zahlungen, wie z.B. Weihnachts- und Urlaubsgeld, Schicht- und Branchenzuschläge sind für uns selbstverständlich.

Bei unserem Kundenunternehmen erwarten Sie außerdem:

• Moderne Arbeitsprozesse in einem internationalen Umfeld
• Entwicklungsmöglichkeiten und Karrierechancen
• Zusammenarbeit in einem professionellen und engagierten Team

Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung

• Zentrale Ansprechperson für Kunden‑ und interne Anfragen zu Meetings, Events und Räumen
• Empfang und Betreuung von Kunden, Besucher:innen und internen Stakeholdern
• Planung, Koordination und Steuerung von Meeting‑, Event‑ und Raumbelegungen
• Organisation, Ausstattung und Vorbereitung von Besprechungs‑ und Veranstaltungsräumen
• Sicherstellung von Service‑, Sauberkeits‑ und Präsentationsstandards
• Pflege, Überwachung und Bestätigung von Buchungen im Event‑ & Raumreservierungssystem (EMS)
• Hauptansprechpartner:in für Videokonferenz‑Anfragen und -Buchungen
• Enge Abstimmung mit Office Operations und Eventverantwortlichen
• Übergabe relevanter Informationen bei Schichtwechseln
• Analyse der Flächennutzung sowie Erstellung einfacher Auswertungen und Reports

Fachliche Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische oder dienstleistungsorientierte Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Office Management, Workplace Management, Eventmanagement, Hotellerie oder im serviceorientierten Umfeld von Vorteil
• Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung sowie ein professionelles und freundliches Auftreten
• Sehr gute Organisationsfähigkeit und hohe Genauigkeit auch bei parallelen Aufgaben
• Sicherer Umgang mit Buchungs- und Reservierungssystemen (idealerweise EMS) sowie MS Office-Anwendungen
• Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
• Hohe Flexibilität und Verantwortungsbewusstsein
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Kontaktdaten für Stellenanzeige

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Wir leben Vielfalt und Chancengleichheit und freuen uns deshalb natürlich über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung.

Alle Personenbezogenen Formulierungen in der Stellenanzeige sind geschlechtsneutral zu betrachten.