Office Manager (gn) - Client & Event Services

Für unseren Kunden, ein international tätiges Beratungs‑ und Dienstleistungsunternehmen, suchen wir ab sofort für den Standort Hamburg Unterstützung als Office Manager (gn) - Client & Event Services.

Die internationale Unternehmensberatung betreibt moderne Büro‑ und Kundenstandorte für nationale und internationale Geschäftspartner und legt großen Wert auf exzellenten Service, professionelle Organisation sowie eine hochwertige Arbeits‑ und Meetingumgebung. Ziel ist es, Kundinnen, Kunden und Mitarbeitenden jederzeit ein erstklassiges Office‑ und Veranstaltungserlebnis zu bieten.

In dieser Position sind Sie die erste Anlaufstelle für Besucherinnen und Besucher sowie interne Ansprechpartner und übernehmen eine zentrale Rolle in der Organisation von Meetings, Veranstaltungen und der Flächennutzung am Standort.

Arbeitgeberleistungen / Unternehmensangebot
Bei uns erhalten Sie:

• Einen Arbeitsvertrag bei einem Global Player der Personaldienstleistung
• Eine fest kalkulierbare Entlohnung gemäß GVP‑Tarifvertrag, inklusive zusätzlicher Leistungen wie Weihnachts‑ und Urlaubsgeld

Bei unserem Kundenunternehmen erwarten Sie außerdem:

• Möglichkeit zur Übernahme in eine Festanstellung
• Einsatz in einem modernen, internationalen Arbeitsumfeld
• Professionell ausgestattete Büro‑ und Meetingflächen
• Strukturierte Einarbeitung und klare Prozesse
• Möglichkeit, wertvolle Erfahrung im Office‑ und Event‑Management zu sammeln

Das sind Ihre Aufgaben:

• Zentrale Ansprechperson für alle internen und externen Anfragen rund um Meetings, Veranstaltungen und Raumreservierungen
• Freundlicher Empfang und Betreuung von Kundinnen, Kunden und internen Mitarbeitenden
• Koordination, Buchung und Verwaltung von Meeting‑ und Veranstaltungsräumen unter Berücksichtigung der jeweiligen Anforderungen
• Sicherstellung einer professionellen Raumvorbereitung inklusive Technik‑ und Ausstattungserfordernissen
• Enge Abstimmung mit Event‑Organisatoren und dem Office‑Operations‑Team
• Nutzung des internen Event‑ und Reservierungssystems (EMS) zur Verwaltung aller Buchungen
• Pflege und Überwachung von Raumbelegungen, Wartelisten und kurzfristigen Änderungen
• Hauptansprechperson für Video‑ und Telefonkonferenzanfragen am Standort
• Kontrolle der Raumqualität, Sauberkeit und Einhaltung definierter Präsentationsstandards
• Übergabe relevanter Informationen bei Schichtwechseln
• Erstellung von Auswertungen und Reports zur Flächennutzung auf Standort‑ bzw. Länderebene

Das bringen Sie mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Erfahrung im Office‑Management, Empfang, Event‑ oder Serviceumfeld
• Sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit Buchungs‑ oder Reservierungssystemen von Vorteil
• Serviceorientierte, freundliche und professionelle Kommunikation
• Organisationsstärke, Zuverlässigkeit und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein
• Bereitschaft zur 100 %igen Präsenzarbeit am Standort Hamburg

Kontaktdaten für Stellenanzeige

Der schnellste Weg zu uns führt über den Bewerben-Button!

Wir leben Vielfalt und Chancengleichheit und freuen uns deshalb natürlich über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung.

Alle Personenbezogenen Formulierungen in der Stellenanzeige sind geschlechtsneutral zu betrachten.