Kaufmännischer Sachbearbeiter (m/w/d) – Terminmanagement & Personaladministration

Ihre Aufgaben

• Terminmanagement: Eigenständige Planung, Organisation und Koordination betrieblicher Vorsorge- und Untersuchungstermine.
• Administrative Betreuung: Verwaltung und Nachverfolgung von Untersuchungsterminen sowie zugehörigen organisatorischen Abläufen.
• Fristenüberwachung: Kontrolle relevanter Termine, Fristen und Wiedervorlagen zur Sicherstellung einer termingerechten Durchführung.
• Dokumentenmanagement: Pflege, Aktualisierung und strukturierte Verwaltung von Unterlagen, Übersichten und administrativen Dokumentationen.
• Kommunikation: Abstimmung mit Mitarbeitenden, internen Fachabteilungen, Betriebsärzten und externen Dienstleistern.
• Datenschutz: Sicherstellung eines vertraulichen und datenschutzkonformen Umgangs mit sensiblen Informationen und Unterlagen.
• Prozessunterstützung: Unterstützung bei der Optimierung und Weiterentwicklung organisatorischer und administrativer Arbeitsabläufe.
• Allgemeine Sachbearbeitung: Übernahme weiterer kaufmännischer und organisatorischer Aufgaben im Tagesgeschäft.

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, beispielsweise als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Idealerweise erste Berufserfahrung in der kaufmännischen Sachbearbeitung, Personaladministration, Terminplanung oder Büroorganisation.
• Gute bis sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere in Outlook, Excel und Word.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise.
• Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten.
• Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein.
• Sorgfalt und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Erste Erfahrungen im Bereich betriebliche Gesundheitsvorsorge, Arbeitsmedizin oder Arbeitssicherheit sind von Vorteil, jedoch keine Voraussetzung.

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