Empfangsmitarbeiterin / Office Manager (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit

Informationen zur Firma und Stelle

Im Auftrag eines erfolgreichen Software-Unternehmens mit Sitz in Düsseldorf suchen wir eine engagierte Empfangsmitarbeiterin / Office Manager (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit, die mit organisatorischem Geschick, einem freundlichen Auftreten und strukturierter Arbeitsweise den Büroalltag professionell unterstützt.

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Hotelfachfrau/-mann) oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung im Bereich Empfang, Assistenz oder Office Management ist von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie modernen Kommunikationstools.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse für die Kommunikation mit internationalen Gästen.
• Hohe Serviceorientierung, freundliches und professionelles Auftreten sowie Freude am Umgang mit Menschen.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Eigeninitiative.
• Diskretion, Loyalität und Teamfähigkeit.

Ihre Aufgaben

• Empfang und Betreuung: Sie heißen Gäste, Geschäftspartner und Kunden professionell willkommen, sorgen für eine angenehme Atmosphäre und sind die erste Anlaufstelle im Haus.
• Telefon- und E-Mail-Korrespondenz: Sie nehmen eingehende Anrufe freundlich entgegen, leiten diese weiter und kümmern sich um allgemeine Anfragen.
• Organisation des Büroalltags: Dazu gehören Postbearbeitung, Verwaltung von Büromaterialien, Koordination von Dienstleistern sowie die allgemeine Büroorganisation.
• Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams: Sie übernehmen administrative Aufgaben, bereiten Unterlagen vor und unterstützen in operativen Fragestellungen.
• Terminmanagement: Planung und Koordination von Meetings und Konferenzräumen.
• Eventorganisation: Mitwirkung bei internen Veranstaltungen, Team-Events und Kundenterminen.
• Daten- und Dokumentenpflege: Sie stellen sicher, dass relevante Unterlagen aktuell und gut strukturiert abgelegt sind.

Sie erwartet

• Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem wachsenden und innovativen Software-Unternehmen.
• Freundliches, kollegiales Team mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen.
• Moderne Büroräume in zentraler Lage in Düsseldorf mit sehr guter Verkehrsanbindung.
• Flexibles Arbeitszeitmodell: Teilzeit oder Vollzeit möglich.
• Attraktive Vergütung sowie weitere Benefits (z. B. Team-Events, Weiterbildungsmöglichkeiten, Getränke & Snacks im Büro).
• Sicherer und langfristig ausgerichteter Arbeitsplatz.

Ihr Kontakt

Oscar Koning

0211 205 428 20

Für Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Halten Sie bei Kontaktaufnahme bitte die Referenznummer 12927 bereit.