Assistenz Projektmanagement & Prozesse (m/w/d)

Assistenz Projektmanagement & Prozesse (m/w/d)

Du bist ein Organisationstalent mit Blick fürs Detail und einem Faible für klar strukturierte Abläufe? Du arbeitest gerne eng mit Projektleitern zusammen, unterstützt bei der Planung, Koordination und Umsetzung von Kundenprojekten und behältst auch in turbulenten Phasen mit persönlicher Ruhe den Überblick?

Dann bist du bei uns genau richtig! In der Rolle als Assistenz Projektmanagement & Prozesse (m/w/d) unterstützt du unser Team dabei, Projekte effizient voranzubringen, interne Abläufe zu optimieren und für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Vertrieb, Projektumsetzung und Support zu sorgen.

Was Du bei uns machen würdest…

• Pflege von Angebotsvorlagen und Fallbeispielen/Referenzen
• Unterstützung bei der Teilnahme an Ausschreibungen und Erstellung von B2B Angeboten
• Erstellung/Pflege von Vorlagen für Workshops, Projekt- und Supportverträgen sowie Pitch-Material
• Protokollführung, projektbezogene Datenpflege, Terminkoordination, Kontrolle Ticketsystem
• Überwachung von Budgets und Zeitvorgaben, Qualitätssicherung in Projekten
• Pflege der Projektübersicht, Erstellung von Forecasts & Reports, Unterstützung Ressourcenplanung
• Pflege und Optimierung unserer Dokumentation für Arbeitsabläufe (SOPs)
• Durchführung interner Audits und Optimierung der organisatorischen Infrastruktur

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung bzw. Studium
• Erfahrung in der Projektassistenz, im PMO oder im Prozessmanagement
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office und Projektmanagement-Tools
• Kenntnisse in Dokumenten- und Qualitätsmanagementsystemen

Du bringst mehr mit als nur Fachwissen – du bist ein strukturierter Kopf mit Liebe zum Detail. In unserem Umfeld, in dem täglich viele Aufgaben parallel laufen, bist du der Fels in der Brandung:

• Du arbeitest sorgfältig und systematisch – auch unter Zeitdruck bleibt deine Arbeitsweise klar und methodisch.
• Du hast einen hohen Qualitätsanspruch und verlierst dabei nie die Übersicht.
• Du liebst es, Prozesse zu hinterfragen und zu verbessern, statt dich mit dem Status quo zufrieden zu geben.
• Du denkst analytisch und vorausschauend, erkennst Muster in Zahlen und findest strukturelle Schwächen.
• Du bist serviceorientiert und schätzt gute Zusammenarbeit – sowohl mit internen Teams als auch mit Kunden.
• Du trittst ruhig, verbindlich und professionell auf, kommunizierst klar und sachlich.

Dein Profil rundest Du durch folgende Charaktereigenschaften ab:

• Du bist durchsetzungsstark, entscheidungsfreudig und kannst klare Vorgaben machen, um Projekte effizient voranzutreiben.
• Gleichzeitig zeichnest du dich durch eine hohe Präzision, analytische Fähigkeiten und ein Auge für Details aus, um sicherzustellen, dass Arbeitsabläufe wirksam sind und ihr Ziel erreichen.

Was Du bei uns bekommst…

Als Assistenz für Projektmanagement & Prozesse übernimmst du eine tragende Rolle im strukturellen Rückgrat unseres Unternehmens. Du sorgst zum Einen dafür, dass sich Projektleiter auf das Wesentliche konzentrieren können – weil Du im Hintergrund Unterlagen, Kalkulation und Gesamtübersichten im Griff hast. Zum anderen hältst Du Strukturen am Laufen, entwickelst sie mit – und machst durch deine Arbeit den Unterschied zwischen Chaos und Ordnung mit System.

• Ein klarer Einstieg als Assistenz, bei dem du Projektleiter konkret und spürbar entlastest – organisatorisch, koordinativ, dokumentarisch.
• Ein vielseitiges Aufgabenfeld, das mit dir wächst – von Projektübersichten über SOPs bis zur internen Qualitätssicherung.
• Ein Team, das Struktur zu schätzen weiß, insbesondere dann, wenn Projekte größer, schneller und komplexer werden.
• Perspektive durch Verantwortung: Mit zunehmender Erfahrung entwickelst du dich zur steuernden Instanz für Projektstandards, Abläufe (SOPs) und Qualität.
• Flexible Rahmenbedingungen, mobiles Arbeiten und ein direkter Draht zur Geschäftsführung – in einem Umfeld, das Vertrauen ernst meint.

Die Rolle ist als Stabsstelle konzipiert und startet als klassische Projektassistenz – mit klarer Aufgabe: Du hältst den Projektleitern den Rücken frei. Mit zunehmender Erfahrung verändert sich deine Rolle: Du baust Standards mit auf, bringst Ordnung in Abläufe und entwickelst dich zur tragenden Säule im Bereich Projektorganisation und Prozessqualität.

Du arbeitest eng mit Projektleitung und Geschäftsführung zusammen – mit wachsender Eigenverantwortung, ohne in die klassische Projektleitung zu wechseln. Ziel ist ein klarer Kompetenzzuwachs: Du wirst mit jedem Schritt sichtbarer, strukturgebender und wirksamer – intern wie extern.

Überzeugt? Dann freuen wir uns, Dich kennenzulernen.

Wenn du dich in dieser Rolle wiedererkennst – strukturiert, verbindlich, mit einem Blick für das Ganze und einem Händchen für Details – freuen wir uns auf deine Bewerbung.

Bewerbungsverfahren:

Wir freuen uns auf Deine aussagekräftige Bewerbung, die Du bitte unter Angabe Deiner Gehaltsvorstellung und des frühestmöglichen Eintrittstermins über unser Bewerbungstool an uns sendest.

Hinweis: Wir ermutigen ausdrücklich Personen mit unterschiedlichen Hintergründen, Fähigkeiten und Perspektiven zur Bewerbung. Bei uns zählt die Vielfalt der Ideen und Erfahrungen.

Bitte nutze ausschließlich unser Bewerbersystem. Vertraulichkeit Deiner Bewerbung ist für uns selbstverständlich.

Bitte beachte auch: Bewerbungsunterlagen per Post werden nicht berücksichtigt. Eine Verarbeitung oder gar Speicherung Deiner persönlichen Unterlagen und Daten findet in diesem Prozess nicht statt.

Falls Du noch weitere Fragen hast, ruf uns auch gern einfach an!

Wir freuen uns darauf, Dich kennenzulernen.