Assistenz (m/w/d) Bayreuth

newVation ist der Experte für Know-how-Vermittlung im Energie- und Infrastruktur-Sektor. Als dynamischer Partner bieten wir Dir verantwortungsvolle Aufgaben in anspruchsvollen Umfeldern und begleiten Dich langfristig in Deiner beruflichen Entwicklung.

• Unterstützung des Führungsteams im Tagesgeschäft und Sicherstellen, dass Termine, Informationen und Abstimmungen im Bereich zuverlässig zusammenlaufen. Aktives Vorausdenken, Setzen von klaren Prioritäten und Überblick auch bei kurzfristigen Änderungen behalten
• Eigenständige Unterstützung des Führungsteams im operativen Tagesgeschäft, frühzeitiges Erkennen von Handlungsbedarf und Priorisieren von Terminen und Anliegen in enger Abstimmung
• Steuerung des Termin- und Reisemanagements, Koordination komplexer Abstimmungen und Sicherstellen einer vorausschauenden Planung sowie einer zuverlässigen Reiseabrechnung
• Organisatorische und inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Führungsrunden, Workshops und Bereichsveranstaltungen, Dokumentation der Ergebnisse und Nachhalten von vereinbarten Maßnahmen und Fristen
• Erstellen und Überarbeiten von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Korrespondenz sowie prägnante und adressatengerechte Aufbereitung von Informationen
• Zentrale Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner, Koordination der Anliegen und Sicherstellen eines verlässlichen Informationsflusses zwischen Director, Führungsteam und Schnittstellen
• Unterstützung bei administrativen Prozessen, insbesondere Bestellungen, Rechnungsbearbeitung und der Pflege relevanter Übersichten inkl. Koordination der dazugehörigen Freigaben
• Eigenständige Übernahme von organisatorischen Sonderaufgaben und kleineren bereichsinternen Projekten und kontinuierliche Weiterentwicklung der digitalen Ablage und Assistenzprozesse

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige einschlägige Erfahrung in der Assistenz auf Director- oder vergleichbarer Führungsebene
• Erfahrung im Facility Management, Corporate Real Estate oder in einem technischen Unternehmensumfeld ist von Vorteil
• Souveränität bei der Organisation komplexer Abläufe, Fähigkeit zum Setzen nachvollziehbarer Prioritäten auch bei konkurrierenden Anforderungen und selbständiges, vorausschauendes Arbeiten mit hoher Verbindlichkeit
• Klare, wertschätzende und situationsgerechte Kommunikation, sicheres Auftreten gegenüber unterschiedlichen Führungsebenen und freundliches und bestimmtes Vertreten organisatorischer Prioritäten
• Schnelles Erfassen neuer Sachverhalte, Fähigkeit Wesentliches von Unwesentlichem zu unterscheiden und Aufbereitung von Informationen sowie Unterlagen strukturiert und managementgerecht
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams, PowerPoint, Word und Excel sowie Erfahrung mit der Nutzung digitaler Werkzeuge sowie freigegebener KI-Anwendungen
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie die Fähigkeit professionelle Korrespondenz sicher und präzise zu formulieren
• Diskretion, Integrität und ein sorgfältiger Umgang mit vertraulichen Informationen
• Serviceorientiertes und teamübergreifendes Arbeiten

• New Work: hybrides Arbeiten mit flexiblen Arbeitszeiten
• Individuelle Konditionen: attraktives Gehaltspaket und 30 Urlaubstage
• Benefits: betriebliche Krankenversicherung (bKV mit Zahnzusatz und stationärer Versorgung), betriebliche Altersvorsorge (bAV mit hoher Arbeitgeberförderung), JobRad, Corporate Benefits
• Weiterentwicklung: individuelle Entwicklungsprogramme, Training on the Job und Workshops
• Events: regelmäßige Teamevents, Firmenfeiern und Networking-Formate

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