Assistenz Hauptabteilungsleitung * Roche Penzberg

Ihre Aufgaben bei Roche Diagnostics:

1. Gesetzliche, regulatorische und betriebliche Rahmenbedingungen

• Beachtung und Einhaltung der regulatorischen, betrieblichen sowie gesetzlichen Vorgaben (Organisationsanweisungen, SOPs, Arbeitssicherheit, Umweltschutz, Richtlinien etc.)
• Beachtet Vorgabedokumente und arbeitet danach.
• Informiert Mitarbeitende und Führungskräfte zu diesen Rahmenbedingungen.
• Qualifizierte Assistenz / Entlastung der Führungskraft / Teams Übernahme der umfassenden, proaktiven und professionellen Assistenz und Entlastung bei organisatorischen Aufgaben für die Führungskraft / das Team.
• Situative und selektive Zuarbeit bei unterschiedlichen/bereichsspezifischen Themen
• Aufgreifen von vielschichtigen Fragestellungen und überwiegend selbstständige Lösungsfindung
• Eigenständige Administration der verschiedenen Kommunikationskanäle und -tools
• Führung der Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Interaktion mit leitenden Funktionen in Penzberg und Mannheim und im globalen Netzwerk von Global Operations
• Selbständige, zweckmäßige und übersichtliche Führung der Ablage in elektronischer und/oder Papierform
• Organisation und Abrechnung von Bewirtungen
• Proaktives Vorbereiten von fachspezifischen Inhalten/Dokumenten (z.B. Präsentationen, abteilungsinterne Kommunikationen, Auswertungen, Entscheidungsvorlagen, Key Notes) in Deutsch und Englisch unter Nutzung der gängigen IT Tools (Smartsheet, Excel, Google Tabellen, Google Sheets, PowerPoint)
• Erster Ansprechpartner bei Personalthemen (z.B. On/Off-Boarding, Vorsorgekarteien, Ausweis-/Zutrittsmanagement, Ausbildungsbeauftragte/r, Mentoring/Coaching) sowie den gängigen Tools (z.B. Workday, Cornerstone, OnePortal)
• Mit Selbstverständnis wird im Alltag unter Berücksichtigung von Budget, Zeit und Kosten betriebswirtschaftlich gehandelt. (z.B. Prozessoptimierungen / KVP, Kostenstellenmonitoring, Angebotsvergleiche)

2. Bestellwesen

• Übernahme des Bestellwesens von der Angebotseinholung bis hin zur Prüfung und Freigabe der Rechnung (auch bei komplexen Bestellungen)
• Selbständige Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial
• Buchung aller Bestellanforderungen, Rechnungen und Wareneingänge im System, bei Bedarf in Abstimmung mit dem Vorgesetzte
• Bestellung von Konferenzartikeln und Getränken

3. Veranstaltungsmanagement und Terminkoordination

• Eigenständige Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings mit internen und externen Stakeholdern (Agenda, Dokumentation, Nachverfolgung von Action items)
• Unterstützung bei dem Eventmanagement (z.B. Bereichsveranstaltungen, interne und externe Workshops, etc.)
• Gäste- und Besuchermanagement: organisatorische Vorbereitung von Besuchen relevanter Roche-Vertreter oder externer Gäste
• Eigenständige Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings mit internen und externen Stakeholdern (Agenda, Dokumentation, Nachverfolgung von Action items) sowie lokalen und globalen Konferenzen, Workshops, Trainings, Führungen und Besuchen, Termine etc.
• Terminmanagement und Administration des Kalenders unter Berücksichtigung vonm Dringlichkeit und Relevanz
• Nachhalten von konkreten Aktionen für den Vorgesetzten

4. Reisemanagement

• Eigenständige Übernahme von Planung, Organisation und Abrechnung im Rahmen des Travel Managements für die Führungskraft / das Team
• Einführung des jeweils aktuellen Reiseplanungstools und Coaching der Mitarbeitenden (Verweis auf G-Sites, Apps, Self-Learning etc.)
• Selbständige Terminplanung und Organisation von Dienstreisen für den Verantwortungsbereich
• Beschaffung von Vorschüssen
• Bereitstellung der Reiseunterlagen in elektronischer Form

5. Zeitbeauftragte

• Zeitnahes und eigenverantwortliches Erfassen aller Daten, die im Rahmen der Zeiterfassung /-abrechnung anfallen
• Eigenverantwortliches Aufgreifen von vielschichtigen Fragen zum Thema Zeiterfassung und Support für die Mitarbeitenden mit Verweis auf die relevanten Tools und Systeme (Workday, People & Culture, SimplyOne, RoSE)
• Kompetenter Ansprechpartner der AL/GL bei komplexen Zeitfragen (Schichtthemen, Fehlzeiten, Bereitschaftseinsätzen etc.)

Das sollten Sie als Assistenz Hauptabteilungsleitung * mitbringen:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder vergleichbare Ausbildung
• Mehrere Jahre im Assistenzbereich oder vergleichbarer kaufmännischer Tätigkeit
• Kenntnisse in EDV und vertiefte der Ausbildung entsprechende arbeitsplatzspezifische Kenntnisse
• Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift, idealerweise auf Niveau B1 (Gemeinsamer Europäischer Referenzrahmen für Sprachen) oder höher
• fachspezifische Weiterbildung z. B. Fachwirt, Betriebswirt, Ausbildungsbeauftragte wünschenswert

* Franz & Wach ist Unterzeichner der Charta der Vielfalt. Diese Stellenausschreibung richtet sich grundsätzlich an Menschen jeglichen Geschlechts oder Alters, jeglicher Herkunft, Orientierung oder Identität!