Assistenz Facility Management (m/w/d)

Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung

• Sie übernehmen die Koordination und Überwachung von Bau-, Wartungs- und Prüfaufträgen einschließlich Budgetplanung
• Erstellung, Verwaltung und Abschluss von Bestellungen, Bauanträgen und Verträgen inklusive Obligo- und Kostenkontrolle
• Unterstützung bei Rahmenvertragsausschreibungen, einschließlich Erstellung und Zusammenstellung der Vergabeunterlagen
• Durchführung der Vorauswahl unter Berücksichtigung gesetzlicher und zuwendungsrechtlicher Vorgaben
• Pflege, Aktualisierung und Qualitätssicherung der CAFM-Daten im Archibus-System sowie Erstellung und Auswertung von Statistiken und Reports
• Übernahme allgemeiner Büro- und Assistenzaufgaben, einschließlich Postbearbeitung und Dokumentenmanagement, Organisation und Vorbereitung von Besprechungen, Erstellung von Aushängen, Materialbeschaffung sowie Protokollführung

Persönliche Anforderungen und Sozialkompetenzen

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung z. B. als Kauffrau für Büromanagement (m⁠/⁠w⁠/⁠d) oder vergleichbar
• Fundierte Kenntnisse mit den MS-Office Programmen sowie SAP
• Fachkenntnisse im Bereich Hochbau und Gebäudetechnik sind wünschenswert
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägtes lösungsorientiertes Denken und Handeln sowie eigenständige strukturierte und serviceorientierten Arbeitsweise

Nicht der passende Job für Sie?

Wir haben auch Positionen als Empfangsassistenz (m⁠/⁠w⁠/⁠d), Sekretärin (m⁠/⁠w⁠/⁠d) und Assistenz der Geschäftsführung (m⁠/⁠w⁠/⁠d). Alle relevanten Informationen finden Sie auf unserer Homepage!

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