Assistenz der Geschäftsführung (m,w,d)

Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung

Ihre Aufgaben

1. Office Management & Unternehmensorganisation

Eigenständige Bearbeitung allgemeiner administrativer und organisatorischer Aufgaben
Professionelle E-Mail- und Telefonkorrespondenz sowie Bearbeitung von Kundenanfragen und Geschäftsvorgängen
Bearbeitung von Post, Versicherungsangelegenheiten und Schadensfällen
Digitale Dokumentenverwaltung, Datenpflege sowie Organisation und Optimierung betrieblicher Abläufe
Eigenständige Vorbereitung, Planung und Organisation interner Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen einschließlich der Koordination von Terminen, Teilnehmenden und Schulungsunterlagen

2. Qualitätsmanagement & Prozessoptimierung

Qualität ist für die PPT Gruppe ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Deshalb suchen wir jemanden, der Qualitätsmanagement nicht nur als Regelwerk versteht, sondern als Instrument zur kontinuierlichen Verbesserung.

Mitarbeit bei der Umsetzung und Weiterentwicklung unseres Qualitätsmanagementsystems
Analyse, Dokumentation und Optimierung bestehender Arbeitsprozesse
Identifikation von Schwachstellen und Entwicklung konkreter Verbesserungsvorschläge
Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung interner und externer Audits
Perspektivisch eigenverantwortliche Planung und Durchführung interner Audits nach entsprechender Qualifizierung sowie Förderung eines nachhaltigen Qualitätsbewusstseins im Unternehmen

3. Digitalisierung, künstliche Intelligenz & Innovation

Wir möchten die Möglichkeiten moderner Technologien gezielt nutzen, um unsere Organisation effizienter, intelligenter und zukunftsfähiger zu gestalten.

Aktive Anwendung digitaler Tools und KI-gestützter Lösungen im Arbeitsalltag
Identifikation von Digitalisierungspotenzialen in administrativen und operativen Geschäftsprozessen
Entwicklung von Ideen zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben
Unterstützung bei der Einführung und Weiterentwicklung digitaler Arbeitsabläufe
Eigenständige Recherche und Erprobung neuer Technologien sowie Mitgestaltung innovativer Lösungen für das Gebäude- und Facility Management

4. Unternehmensentwicklung & eigenverantwortliche Projekte

Aktive Mitarbeit an der organisatorischen und strukturellen Weiterentwicklung der PPT Gruppe
Übernahme eigener Aufgabenbereiche und Projekte
Entwicklung und Umsetzung konkreter Verbesserungsideen
Analyse betrieblicher Abläufe hinsichtlich Effizienz, Qualität und Wirtschaftlichkeit
Unterstützung bei neuen Unternehmensinitiativen sowie eigenständige Erarbeitung von Lösungen und Handlungsempfehlungen

5. Perspektivische Führungs- und Managementaufgaben

Wir möchten Menschen fördern, die das Potenzial, den Ehrgeiz und die Leidenschaft haben, über ihre ursprüngliche Position hinauszuwachsen.

Schrittweise Übernahme wachsender Verantwortung für Projekte und Prozesse
Unterstützung bei der Koordination von Mitarbeitenden und Teams
Entwicklung von Führungs-, Kommunikations- und Entscheidungskompetenzen
Mittelfristige Übernahme von Fach- oder Führungsverantwortung bei entsprechender Eignung und Entwicklung
Aktive Mitgestaltung der zukünftigen Unternehmensorganisation

Persönliche Anforderungen und Sozialkompetenzen

Fachliche Voraussetzungen

Abgeschlossenes Hochschulstudium in Betriebswirtschaftslehre (BWL), Wirtschaftswissenschaften oder Psychologie
Gute Kenntnisse und praktische Erfahrung im Umgang mit digitalen Tools und KI-Anwendungen
Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und digitalen Kommunikationssystemen
Analytisches und strukturiertes Denkvermögen
Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
Sehr gute kommunikative Fähigkeiten und eine professionelle Arbeitsweise
Interesse an Qualitätsmanagement, Prozessoptimierung, Digitalisierung und Unternehmensentwicklung

Ihre Soft Skills sind uns sehr wichtig

Ihre Persönlichkeit macht den Unterschied

Eigeninitiative statt Abwarten

Sie erkennen selbstständig, wo Handlungsbedarf besteht, bringen eigene Ideen ein und warten nicht darauf, dass Ihnen jeder nächste Schritt vorgegeben wird.

Ehrgeiz und Entwicklungswille

Sie möchten nicht dauerhaft auf demselben beruflichen Niveau bleiben. Sie haben den persönlichen Anspruch, Ihre Kompetenzen kontinuierlich auszubauen, anspruchsvollere Aufgaben zu übernehmen und sich auf ein höheres Verantwortungsniveau zu entwickeln.

Leidenschaft und Begeisterungsfähigkeit

Sie gehen Ihre Aufgaben mit Überzeugung, Energie und echtem Interesse an. Sie möchten nicht nur Ergebnisse erzielen, sondern mit Ihrer Arbeit etwas bewegen und einen spürbaren Beitrag zur Entwicklung des Unternehmens leisten.

Motivation und Eigenantrieb

Ihre Motivation entsteht nicht ausschließlich durch äußere Vorgaben. Sie setzen sich eigene Ziele, suchen aktiv nach neuen Herausforderungen und treiben Ihre persönliche und berufliche Entwicklung selbst voran.

Disziplin und Leistungsbereitschaft

Sie wissen, dass nachhaltiger Erfolg nicht allein auf guten Ideen beruht, sondern konsequentes Handeln, Engagement, Ausdauer und Verlässlichkeit erfordert.

Verantwortungsbewusstsein

Sie übernehmen Verantwortung für Ihre Aufgaben, Entscheidungen und Ergebnisse. Mittelfristig können Sie sich vorstellen, auch Verantwortung für Projekte und andere Mitarbeitende zu tragen.

Unternehmerisches Denken

Sie betrachten nicht nur Ihre eigenen Aufgaben, sondern interessieren sich für das gesamte Unternehmen. Sie möchten verstehen, wie wirtschaftlicher Erfolg entsteht und welchen Beitrag Sie dazu leisten können.

Offenheit für Veränderungen

Sie sind neugierig auf neue Technologien, Arbeitsmethoden und Herausforderungen. Veränderungen betrachten Sie als Chance, Prozesse und Ergebnisse zu verbessern.

Persönliche Reife, Teamfähigkeit, Empathie und Selbstbewusstsein

Sie verfügen über ein gesundes Selbstbewusstsein, ein hohes Maß an Empathie und die Fähigkeit, respektvoll und konstruktiv mit unterschiedlichen Menschen zusammenzuarbeiten.

Sie können sich selbst und Ihr Handeln kritisch reflektieren, nehmen Feedback offen an und begegnen anderen Menschen mit Wertschätzung und Verständnis.

Gleichzeitig sind Sie in der Lage, Ihre eigenen Standpunkte klar und selbstbewusst zu vertreten, Entscheidungen zu treffen und auch in herausfordernden Situationen souverän zu handeln.

Sie verstehen, dass erfolgreiche Zusammenarbeit und zukünftige Führungsverantwortung nicht nur fachliche Kompetenz, sondern auch emotionale Intelligenz, persönliche Reife und soziale Kompetenz erfordern.

Arbeitgeberleistungen / Unternehmensangebot

Zusätzliche Benefits & besondere Anerkennung

Betriebliche Altersvorsorge: Nach erfolgreichem Abschluss der Probezeit bieten wir Ihnen eine betriebliche Altersvorsorge an
Kostenfreie Getränke und frisches Obst: Für Ihr Wohlbefinden während des Arbeitsalltags
Weitere Annehmlichkeiten: Zusätzliche Angebote, die zu einem angenehmen und motivierenden Arbeitsumfeld beitragen
Anerkennung besonderer Leistungen: Wir schätzen Menschen, die Verantwortung übernehmen, ambitionierte Ziele verfolgen und außergewöhnliche Ergebnisse erzielen
Perspektive auf einen Dienstwagen: Bei Erreichen gemeinsam vereinbarter, anspruchsvoller Entwicklungs- und Leistungsziele kann die Bereitstellung eines Dienstwagens Bestandteil Ihrer weiteren Karriereentwicklung werden

Unser Grundgedanke

„Mein Ziel ist es, ein gesundes Unternehmen aufzubauen und zu betreiben.“

– Der Gründer der PPT Gruppe