Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Du suchst eine Rolle, in der klare Abläufe, Verlässlichkeit und echte Zusammenarbeit zählen? Dann bist du bei uns richtig. Wir sind ein IT-Dienstleistungsunternehmen im Bereich Datenrettung und IT-Notfallmanagement – mit Kunden, für die Daten oft existenziell wichtig sind.

Bei uns arbeitest du in einem Umfeld, in dem Entscheidungen schnell getroffen werden und Struktur wichtig ist. Gleichzeitig hat dein Beitrag echten Impact: Du unterstützt ein Team, das Unternehmen und Privatkunden in kritischen Situationen Lösungen liefert – häufig dann, wenn Daten als „verloren“ gelten. So gestaltest du digitale Lebensrettung aktiv mit und hilfst dabei, aus schlechten Prognosen wieder handfeste Ergebnisse zu machen.

Das erwartet Dich

• Operative Entlastung der Geschäftsführung
• Organisation von Meetings inkl. Agenda, Vorbereitung, Protokollen und Follow-ups
• Vorbereitung von KPIs, Reportings und Auswertungen (CRM, ERP, Excel)
• Wiedervorlagen- und Statuskontrolle im CRM
• Erwartungsmanagement und Priorisierung offener Themen
• Informationen bündeln, Rückfragen filtern, Entscheidungsvorlagen erstellen
• Unterstützung bei Klärfällen und Beschwerden (keine Sales-Verantwortung)
• Dokumentation von Prozessen (SOPs, Checklisten)
• Unterstützung bei einfachen buchhalterischen Aufgaben (Zahlungseingänge, OP-Liste)

Wichtig: Diese Rolle ist fachlich, nicht führend – keine Personalverantwortung und keine Führungsfunktion.

Das bringst Du mit

• Sehr gute Organisation und Priorisierung
• Proaktive und strukturierte Arbeitsweise
• Klare, direkte und freundliche Kommunikation
• Teamorientiert, ohne in People-Pleasing zu verfallen
• Hohe Verbindlichkeit (Zusagen einhalten oder frühzeitig neu abstimmen)
• Fähigkeit, auch bei hoher Auslastung den Überblick zu behalten und zu priorisieren
• Selbstreflektiert und offen für Feedback
• Konfliktresistent und souverän im Umgang mit unterschiedlichen Persönlichkeiten
• Sicherer Umgang mit MS Outlook, MS Teams und Excel
• Erfahrung mit CRM-Systemen, SharePoint und digitaler Korrespondenz
• Erfahrung im IT- oder Dienstleistungsumfeld von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse
• Sehr gute Englischkenntnisse (verhandlungssicher)
• Ausgeprägtes Datenschutz- und Sicherheitsbewusstsein

Was wir Dir bieten

• Unbefristete Festanstellung
• Homeoffice an ca. 2 Tagen pro Woche (nach Einarbeitung)
• Flexible Arbeitszeiten
• Moderne Arbeitsplätze und professionelle Tools
• Persönliches Weiterbildungsbudget
• Offene Kommunikation und kurze Entscheidungswege
• Teamkultur mit regelmäßigen Events
• Stabilität im Wachstumsmarkt IT/Datensicherheit

Bereit für den nächsten Schritt?

Wenn Du Struktur liebst, Verantwortung suchst und operative Abläufe wirklich im Griff hast, freuen wir uns auf Deine Bewerbung.