Assistenz der Abteilungsleitung Entwicklung

Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung

• Unterstützung bei der Koordination der administrativen und organisatorischen Angelegenheiten im Tagesgeschäft
• Erledigung der allgemeinen telefonischen und schriftlichen Korrespondenz
• Terminabstimmung und Ablaufkoordination
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen, Meetings, etc.
• Reiseplanung, Buchung und Reisekostenabrechnung
• Aktive Unterstützung der Büro- und Abteilungsorganisation
• Empfang und Bewirtung von Gästen
• Urlaubs- und Krankheitsvertretung angegliederter / benachbarter Assistenzen
• Organisation und Optimierung des Arbeitsablauf im Tagesgeschäft der Abteilung
• Organisation des Bestellprozess von u.a. Büroausstattung, Abteilungsinventar, Reparaturen, Ersatzbestellungen, Persönlicher Schutzausrüstung etc.
• Erstellung von Statistiken anhand elektronischer Daten und Unterlagen
• Überarbeitung von Präsentationen, Berichten, externer Korrespondenz
• Koordination und Organisation von Aus- und Weiterbildung (Schulungen, Seminare, Tagungen, etc.)
• Ablage und Digitalisierung von Dokumenten

Fachliche Anforderungen

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, vorzugsweise als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Position
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Fremdsprachenkenntnisse in Wort und Schrift (sehr gute Englischkenntnisse, gerne auch eine weitere Sprache)
• Sehr gute MS Office Kenntnisse (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Gute SAP Anwenderkenntnisse
• Organisationstalent- und Geschick, Lernbereitschaft, sorgfältige und selbständige Arbeitsweise
• Belastbarkeit, Zuverlässigkeit, Integrität, hohe Teamfähigkeit, Sozialkompetenz, interkulturelle Kompetenz