Administration Coordinator RPO & Business Support

Die unisite ag ist ein spezialisierter Dienstleister im Bereich Employer Branding & Talent Management. Wir unterstützen Unternehmen aus der Chemie-, Pharma-, Biotech- Medical Device- und Life-Sciences-Industrie entlang des gesamten Rekrutierungsprozesses.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine zuverlässige, organisationsstarke und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit. In dieser vielseitigen Funktion unterstützt du unsere RPO-Consultants und sorgst gleichzeitig dafür, dass die allgemeinen administrativen Abläufe innerhalb der unisite ag professionell und effizient funktionieren.

Administration Coordinator RPO & Business Support

Administrative Unterstützung der RPO-Consultants und des operativen Tagesgeschäfts | 40–50 % | Region Basel

Als Administration Coordinator bildest du die organisatorische Drehscheibe zwischen unseren RPO-Consultants, Kandidatinnen und Kandidaten, Kunden sowie internen Ansprechpartnern. Du koordinierst Termine und Unterlagen, pflegst relevante Daten und übernimmst allgemeine administrative Aufgaben. Damit schaffst du die Grundlage für reibungslose Recruiting-Prozesse und einen gut organisierten Geschäftsalltag.

Deine Aufgaben:

Du entlastest unsere Consultants bei organisatorischen und administrativen Aufgaben und unterstützt die zuverlässige Abwicklung laufender Kundenmandate
Du organisierst Interviews, Briefings, Kundenmeetings und interne Termine und stellst sicher, dass alle Beteiligten rechtzeitig über die notwendigen Informationen verfügen
Du erfasst und aktualisierst Kandidatendaten, Bewerbungsunterlagen und Prozessstatus im Bewerbermanagementsystem und achtest auf eine vollständige Dokumentation
Du unterstützt bei der Erstellung und Überarbeitung von Stellenprofilen, Inseraten, Kandidatendossiers, Präsentationen und weiteren Recruiting-Unterlagen
Du bist für organisatorische Anliegen eine freundliche und verbindliche Ansprechperson und übernimmst schriftliche sowie telefonische Korrespondenz
Du kümmerst dich um Ablage, Stammdaten, Bestellungen, Post, allgemeine Büroorganisation und weitere administrative Aufgaben im Tagesgeschäft
Du führst Pendenzen- und Statusübersichten, bereitest einfache Auswertungen vor und stellst eine hohe Daten- und Dokumentationsqualität sicher
Je nach Bedarf hilfst du bei internen Projekten, Präsentationen, dem Online-Auftritt oder weiteren organisatorischen Aufgaben mit

Das bringst du mit:

Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
Erfahrung in Administration, Assistenz, HR oder Recruiting ist von Vorteil, aber keine zwingende Voraussetzung
Du arbeitest strukturiert, exakt und zuverlässig, setzt Prioritäten richtig und behältst auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick
Du trittst freundlich, professionell und dienstleistungsorientiert auf und kommunizierst sicher mit unterschiedlichen Ansprechpartnern
Diskretion, Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und eine pragmatische Hands-on-Mentalität zeichnen dich aus
Du verfügst über sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse sowie einen sicheren Umgang mit MS Office; Französisch ist ein Plus

Das erwartete dich bei uns

Eine abwechslungsreiche Supportfunktion mit Einblick in unterschiedliche RPO-Projekte, Recruitingprozesse und interne Abläufe
Direkte Zusammenarbeit mit erfahrenen Consultants und kurze, unkomplizierte Kommunikations- und Entscheidungswege
Ein klarer Verantwortungsbereich mit Raum für eigene Ideen und die aktive Mitgestaltung administrativer Prozesse
Die Möglichkeit, Deine Kompetenzen in Recruiting Administration, Projektkoordination und Business Support kontinuierlich auszubauen

Nutze diese Möglichkeit, Einblick in spannende Projekte im Life-Sciences-Umfeld zu erhalten und aktiv im Recruiting mitzuwirken – wir freuen uns auf deine Bewerbung!