Abteilungsassistent

Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung

• Den Überblick behalten: Sie unterstützen mehrere Entwicklungsabteilungen bei vielfältigen organisatorischen Aufgaben – vom Bestellwesen und der Mitarbeiterausstattung über das Onboarding und Offboarding bis hin zum Lizenz- und Zugriffsmanagement sowie Inventuren. Auch die organisatorischen Voraussetzungen für die Arbeitsfähigkeit externer Dienstleister behalten Sie im Blick.
• Eigenverantwortlich Lösungen finden: Sie bearbeiten administrative und organisatorische Fragestellungen selbstständig, setzen Prioritäten, koordinieren abteilungsübergreifende Aufgaben und entwickeln passende Lösungsvorschläge.
• Den Büroalltag organisieren: Sie kümmern sich um allgemeine Büroabläufe, koordinieren Termine, überwachen den Postdurchlauf und übernehmen Aufgaben rund um Ablage und Reiseplanung.
• Kommunikation professionell gestalten: Sie übernehmen die schriftliche und telefonische Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern, bearbeiten deutsch- und fremdsprachige Korrespondenz und betreuen Besucher.
• Termine und Informationen koordinieren: Sie steuern ein anspruchsvolles Termin- und Informationsmanagement und sorgen dafür, dass wichtige Informationen zuverlässig an den richtigen Stellen ankommen.
• Besprechungen erfolgreich begleiten: Sie organisieren Meetings und Sitzungen inklusive Raum- und Bewirtungsplanung, bereiten relevante Unterlagen vor, führen Protokolle und behalten die Umsetzung vereinbarter Maßnahmen im Blick.
• Abläufe aktiv verbessern: Sie übernehmen Verantwortung für die Organisation administrativer Prozesse, erkennen Optimierungspotenziale und entwickeln sowie realisieren Maßnahmen für effizientere Arbeitsabläufe.
• Projekte und Kennzahlen unterstützen: Sie pflegen und analysieren Kennzahlen und unterstützen die Entwicklungsabteilungen bei administrativen Aufgaben innerhalb verschiedener Projekte.
• Als Schnittstelle zusammenarbeiten: Sie koordinieren abteilungsübergreifende Themen, stimmen sich mit internen und externen Ansprechpartnern sowie Dienstleistern ab und übernehmen organisatorische Sonderaufgaben.
• Dienstreisen von A bis Z organisieren: Sie planen und koordinieren nationale sowie internationale Geschäftsreisen und kümmern sich um die anschließende Reisekostenabrechnung.
• Verantwortung und Vertrauen übernehmen: Sie bearbeiten vertrauliche Themen und Korrespondenzen eigenständig und gehen dabei jederzeit verantwortungsbewusst mit sensiblen Informationen um.

Fachliche Anforderungen

- Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Langjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich
- Ausgeprägte MS Office- sowie sehr gute SAP-Kenntnisse
- Kenntnisse in Confluence und Jira
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Weitreichende Kenntnisse betrieblicher Abläufe
- Strukturierte, selbständige und proaktive Arbeitsweise mit Stärke in der Priorisierung
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit mit einem hohen Grad an Organisationstalent
- Hohes Maß an Loyalität und diskrete Handhabung von sensiblen Daten
- Ausgeprägte Flexibilität und Teamfähigkeit
- Präsentationsfähigkeit sowie gewandtes und selbstbewusstes Auftreten
- Überdurchschnittliches Engagement gepaart mit hoher Belastbarkeit und Stressresistenz
- Durchsetzungsvermögen